纵观国际国内较成熟的无纸化会议系统，从系统外观来看，好似小型一体化电脑，集视频显示、计算机技术、智能触控、通讯技术、软件技术、书写技术等多种功能于一身，能够完成从资料查阅、文件批注到讲稿导读、会议记录、会议室型号触控切换等系列工作，无需分发大量的纸质文件，使与会者真正告别了纸质材料。
我国在多次会议上强调，要以高度负责态度应对气候变化，加快经济发展方式转变和经济结构调整，抓紧研发和推广低碳技术，深入开展节能减排全民行动，努力实现“十一五”节能减排目标，践行相关国家承诺。
在两会期间，全国政协办公厅新闻局负责人表示，本届全国政协会议将大幅减少会议简报、大会发言报告等纸质印刷品，主要通过委员办公系统平台及官方网站发布，仅此一项，可节省会议支出约200万元。
造纸用纸必要砍树，在现代科技高速发展的背景下更多实现“无纸化”会议系统，不光是在厉行节约、提高会议效率，更是“生态绿肺”的福音。
无纸化会议是一种全新的会议模式，它将多种信息化技术融入会议的各环节、贯穿会议全过程，为办会和参会人员提供极为实用的工作平台。
传统会议模式面临以下几个方面的挑战：
办会效率低：为举办一次会议，会务人员不得不进行大量前期准备和协调工作。如：协调会议室使用、制作参会人员桌牌、收集和准备会议资料、印刷会议资料、制作选票、统计选票、统计到会情况、收集过程文档、防止敏感会议资料丢失等。上述工作一个人难以完成，需要多人投入大量的精力，但可能由于疏忽，造成会议的组织不圆满。
参会人员累：由于采用纸质的会议资料，参会人员需要大量的精力才能定位到自己关心的章节或内容，有时还可能出现遗漏；由于缺乏丰富的多媒体和图文表现形式，会议过程枯燥，尤其对于较复杂的议题参会人员难以迅速理解和把握其核心思想；多人汇报时，为了使用投影仪，频繁换座位，导致会场局面混乱。
应变能力差：会议时参会人员发生变化，将无法提供相应的纸质桌牌；如果会议资料在会前几分钟或会议中才收集准备完毕，将不可能进行大量印刷，影响会议质量；
表现形式单一：会议内容以纸质资料为主，缺乏必要的多媒体或音视频表现形式，使得会议过程枯燥，影响会议的预期目标。宣传、教育或学习类型的会议，如能配合一定的纪录片、原理演示动画等，将起到事半功倍的效果。
设备操作复杂：某些会议室引入了一些硬件设备，以提升会议品质，如：投影仪、音响系统、影碟机。但由于各设备的接口和连线复杂，办会人员难以完全掌握，或者出现问题后难以解决。
资源浪费严重：传统会议需要大量的纸张开销，而绝大部分的纸质会议资料，会后就没有任何用处，造成了巨大的资源浪费。目前，我国乃至全球，各种资源越来越匮乏，节约资源、保护环境，已经成为当前的迫切任务。
保密隐患：会议内容涉及到国家秘密或商业秘密时，对会议资料的控制非常重要。传统会议采用纸质会议资料，很容易发生丢失现象，难以保证会议资料的。
传统意义上的智能会议室，包括投影机、视频/电话会议终端、电子白板等众多设备，通过中控系统将各个相互独立的系统连接起来，但其操作性依然显得不够友好。在传统会议室里，人们群体沟通的需求没有被很好地满足。而且随着全球一体化进程的加剧，人们对于在会议室里的沟通、协作以及提升效率的要求变得非常迫切。国家政策大力推进无纸化会议进程，联合国实现无纸化会议，国家两会大力报道无纸化会议的实用性，、节能、环保的总体大环境要求，无纸化会议系统势在必行。
此次改造主要为内部现场功能改造。具体功能模块需求如下：
桌面终端硬件要求：
1.配置要求：一体式设计。采用4核处理器。在图像处理方面则采用了研发的GPU，真正实现1080P硬解码能力；系统内存：4GB DDR3存储容量：扩展内存支持64GB Flash 闪盘 ；
2.显示：内屏:多点电容触控屏，分辨率：1920×1080；含一体化升降器,可编程统一升降或是单独升降,可调整显示角度,记忆显示角度，传动采用双电机软传动真正做到无噪声；
3.书写技术：采用国际先进的多点电容手写技术，实现批注、签名。
4.触控：双触控技术，同时支持多点电容触控，支持鼠标键盘操作。
5.网络：支持有线网络组网，
6.终端机支持USB接插，可直接查阅U盘内文件；
桌面终端功能要求
1.发起实时表决:会议秘书可会中发起实时表决(倒计时)，并即时统计表决结果，支持以条状图或饼状图的形式查看表决结果.
2.管理同屏/投影申请：参会人发起同屏/投影申请，秘书可强制某个参会人发起同屏/投影.
3.表决结果查看：服务器中以条状图或饼状图的形式查看表决结果,(秘书端发起实时投票表决，其他所有终端自动进入打分界面，结束后服务器对结果进行打印)
4.电子桌牌统一管理：秘书可统一一键管理终端背面电子桌牌信息显示方式，背景图，字体颜色、大小、样式.而不用在服务器端操作，当会议开始前参会人员发生变化方便在会场现场实时修改参会人员姓名资料。
5.座位编排与席位绑定：秘书可更换会场座位布局图，并支持拖放随意编排位置，同时也可为终端分配座位号.并把会场布置结果推送到桌面。
6.会议终端集中控制：秘书可集中控制每台终端开关机、打开、关闭程序，开机、重启或关机，以及更新升级文件。
7.集成录播系统控制：秘书可控制录播系统模式切换并同步至终端，控制录制播主机的所有功能。在无纸化终端上轻松对会议资料和会场摄像进行录播存储和历史会议资料进行回放。
8.皮肤切换:一键切换程序的界面背景、logo等信息.方便与会议主题相配合，比如会议参会单位主体不同时单位图标和企业UI视觉可导入更换。
9.语言切换：支持一键切换系统语言，如中文简体、繁体字、英文、法文等. 10.浮动视频窗口模：支持将直播视频窗口（根据终端硬件配置可支持1-4路）从原有窗口上拖拽出来如（华为、中兴、科达、宝利通任何品牌视频会议终端）远程视频会议图像、本地会议摄像机图像，任意拖动、放大、缩小、全屏，并可再次扔到原始窗口内.可与云摄像头联机将远端视频会议图像接入会场。也可外接电脑或笔记本HDMI信号到无纸化终端屏幕浮动视频窗口模块(视频文件)
11.快速访问控制：可以快速的进入会议交流模块、会议材料、未读消息提示、等其他自定义功能.
12.风格切换：把客户端界面切换成window8以上版本的风格,让使用者更加清晰操作每一个功能
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